12 Hacks de produtividade para aumentar o nível de sua empresa pequena 

Ao administrar uma pequena empresa, as coisas podem parecer que não estão acontecendo tão rápido quanto você gostaria. É um desafio saber por onde começar e onde implementar mudanças para aumentar a produtividade em sua empresa.

Felizmente, existe uma maneira de conseguir mais com menos.

Somos apaixonados por capacitar pequenas empresas com automação. É por isso que reunimos uma lista de 12 maneiras pelas quais você pode aumentar a produtividade hoje, sem contratar novos funcionários.

Organizamos a lista em três categorias de dicas de produtividade, voltadas especificamente para pequenas e médias empresas:

• Produtividade empresarial, para estratégia geral e eficiência em toda a empresa
• Produtividade pessoal, para cada colaborador considerar a implementação
• Produtividade da equipe, para esforços de grupo e objetivos orientados para resultados

Vamos lá?!

Como aumentar a produtividade da empresa com automação

Contrate e retenha os melhores funcionários

Com equipe limitada de RH no convés, as pequenas empresas devem se concentrar na otimização dos processos de contratação sem comprometer a qualidade. Isso pode ser feito automatizando algumas das etapas com formulários online, como:

• Triagem inicial: eliminando candidatos com perguntas de qualificação
• Primeiro toque: Perguntar aos funcionários em potencial sobre sua experiência
• Coleta de informações: Solicitando documentos oficiais

Ferramentas de criação de formulários como Cognito Forms, Survey Anyplace of Typeform podem ser aproveitadas para fazer parte do trabalho braçal para você e pré-selecionar os candidatos mais valiosos para o trabalho.

Incorporar esses formulários em sua estratégia de automação permitirá que você vá mais longe.

Como? Por exemplo, depois de coletar as respostas, você poderá classificá-las automaticamente com base em um conjunto de filtros. 

Claro, contratar é apenas o começo. Manter novos funcionários atualizados será seu próximo desafio, que abordamos em nossa postagem do blog sobre as melhores práticas para automação de integração remota bem-sucedida.

Mantenha as luzes acesas mesmo quando sua equipe estiver dormindo

Contratar alguém para cobrir outros fusos horários fora do horário comercial de sua equipe pode não ser uma opção. Felizmente, a automação pode ajudar e garantir que cada solicitação seja atendida ou, pelo menos, reconhecida.

Por exemplo, você pode configurar mensagens automatizadas no Facebook para responder a mensagens fora do horário comercial. Você também pode configurar seu endereço de e-mail de suporte para informar aos clientes que sua solicitação foi recebida e que sua equipe de suporte irá respondê-la durante o horário comercial.

Alguém ainda terá que responder às perguntas pela manhã, mas os clientes ficarão seguros de que sua solicitação não caiu no vazio, o que acontece com mais frequência do que você pensa.

Obtenha insights da mídia social sem gastar horas na linha do tempo

Ninguém gosta de pesquisar manualmente palavras-chave online para tentar encontrar informações sobre os concorrentes. É demorado, chato e difícil de manter: você acabará parando de fazer isso e perderá informações importantes.

Há uma maneira mais fácil de fazer isso, usando ferramentas como Mention ou Mediatoolkit para rastrear palavras-chave relevantes nas redes sociais, por exemplo.

Você também pode usar uma plataforma de automação como o Make (antigo Integromat) para monitorar menções à marca no Reddit ou configurar notificações sempre que um concorrente é mencionado em um site específico.

Envolva sua equipe na decisão de qual automação implementar

Para que a automação funcione em qualquer empresa, é importante garantir que todos os funcionários estejam engajados e se sintam incluídos no processo. Para isso, por que não implementar uma auditoria trimestral de processos que poderiam se beneficiar da automação com toda a equipe?

Esta é uma ótima maneira de envolver a todos e reunir percepções preciosas sobre áreas onde a produtividade poderia ser melhorada com a automação.

Certifique-se de consultar nosso post anterior sobre como definir sua estratégia de automação e navegar em nosso blog para ideias sobre o que pequenas equipes podem automatizar no local de trabalho.

Como aumentar a produtividade pessoal com automação

Bloqueie distrações automaticamente

Algumas pessoas podem achar difícil se concentrar no trabalho com a tentação de assistir a um vídeo de gato no Youtube ao alcance de um clique.

Embora navegar em sites não relacionados ao trabalho possa ser necessário para algumas tarefas (pesquisar um tópico no Reddit, por exemplo), bloquear distrações usando ferramentas como Cold Turkey ou StayFocusd pode ser uma ótima maneira de permanecer totalmente focado.

Não é um bom ajuste para todos, mas vale a pena experimentar, contanto que você tome cuidado com o que bloqueia e por quanto tempo. Você não gostaria de ser banido do YouTube por mais do que algumas horas, certo?

Esta é apenas uma das muitas maneiras de promover a produtividade de maneira criativa com aplicativos, pois existem centenas por aí. Apenas certifique-se de escolher um e usá-lo corretamente!

Mudar de notificações inúteis para significativas

Em um ambiente de pequenas e médias empresas movimentado, as coisas podem ficar agitadas e as tarefas ficam para trás o tempo todo. Esses post-its em sua mesa simplesmente não vão funcionar mais quando há 50 deles lutando por sua atenção.

Você provavelmente está usando um aplicativo de comunicação internamente (se não estiver, use-o imediatamente).

Uma das melhores coisas sobre ferramentas como Slack ou Microsoft Teams é a capacidade de integração com outras ferramentas, de forma nativa ou usando uma plataforma como o Make. Isso permite que você defina alertas e notificações para praticamente qualquer coisa de que você queira se lembrar:

• Tarefas que vencem hoje
• Reuniões para participar
• Pedidos de clientes recebidos
• Novas contratações começando
• Prazos se aproximando
• Definir notificações personalizadas é permitir que as informações importantes cheguem até você, em vez de perder tempo procurando por elas.

Livre-se da confusão de e-mail

Lemos dezenas de e-mails todos os dias, a maioria dos quais não são relevantes para nós (estou olhando para vocês, pessoas que copiam toda a empresa o tempo todo).

Isso não apenas é um grande esmagador de tempo, mas também pode quebrar as marcas de produtividade ao nos distrair do que estamos realmente trabalhando.

Isso pode parecer óbvio, mas organizar sua caixa de entrada de e-mail para funcionar para você é essencial:

• Organização de pastas e rótulos
• Criação de regras e filtros
• Cancelamento de inscrição em cadeias de e-mail inúteis

Todos nós amamos boletins informativos, mas as coisas podem sair do controle rapidamente. Você já abriu aquele e-mail semanal sobre um tópico obscuro que você realmente gostou por 3 semanas, dois anos atrás? Se você não abriu um e-mail de X nos últimos meses, é hora de se livrar dele.

Ferramentas como o Unsubscriber podem ajudá-lo a optar por não recebê-los, enquanto o Make pode garantir que você não perca e-mails importantes.

Melhore a gestão do seu tempo monitorando o seu trabalho

Quantas vezes você já se perguntou onde foi seu dia quando acabou? Conforme as tarefas se acumulam e os dias ficam cheios de assuntos urgentes, é fácil se distrair e não fazer nada.

Usar um aplicativo de controle de tempo como o Toggl ou Harvest é uma ótima maneira de recuperar o controle sobre o seu dia. A estratégia por trás do controle de tempo é dupla:

O primeiro é o planejamento. Quanto tempo você acha que gasta em cada tarefa e que quantidade de trabalho espera produzir em um período de tempo especificado?

Em seguida, vem a avaliação. O controle do tempo permite que você tenha uma imagem clara e honesta de quanto tempo você gasta em cada parte do seu trabalho. Comparar suas expectativas com o quão produtivo você realmente é pode ser uma pílula difícil de engolir, mas é uma ótima maneira de melhorar e ter uma abordagem centrada em dados para seu trabalho.

3 maneiras pelas quais a automação pode aumentar a produtividade de pequenas equipes

Motive sua equipe e concentre-se nos resultados

Em uma equipe pequena, manter todos os funcionários engajados com as principais métricas é fundamental para garantir que todos estejam alinhados.

Mas quem vai reunir esses KPIs, transformá-los em painéis bonitos e compartilhá-los com todos? Em uma pequena empresa, a verdade é que provavelmente ninguém tem tempo.

Felizmente, ferramentas como Databox ou Mixpanel podem gerar painéis de controle de ótima aparência automaticamente para que sua equipe fique em dia com seu desempenho. No entanto, eles podem ser um pouco caros.

Se você está sem dinheiro ou não quer gastar muito tempo criando painéis bonitos, configurar um relatório semanal enviado de seu CRM é outra maneira simples de manter todos informados.

Torne suas agendas públicas para que todos vejam

Você não odeia ficar indo e voltando nas reuniões, tentando descobrir que hora se encaixa melhor? Todo mundo faz, mas essa prática ainda acontece em 2021, embora alguns truques simples possam resolver o problema.

Para usuários do Google Workplace, pode ser tão fácil quanto tornar o Google Agenda público internamente. Isso permitirá que todos na empresa vejam a disponibilidade de seus colegas e marquem reuniões no momento mais adequado para todos os envolvidos. Também há um caso a ser feito sobre a transparência interna, mas esta é uma discussão para outro momento.

Quando se trata de reuniões com clientes, você pode não estar tão interessado em compartilhar sua agenda completa. Ferramentas como o Calendly permitirão que você compartilhe um link público para clientes e partes interessadas externas, mostrando sua disponibilidade e permitindo que eles reservem um horário conforme sua conveniência.

Quer estejamos falando sobre pequenas e médias empresas ou grandes empresas, uma constante permanece verdadeira: as reuniões são uma das atividades mais demoradas no trabalho. Seu tempo é precioso, assim como o de seus funcionários, e reuniões inúteis devem ser evitadas a todo custo.

Isso não é tão inovador quanto pode parecer, já que muitas empresas de sucesso já implementaram medidas para limitar as reuniões: Elon Musk é famoso por encorajar os colaboradores a saírem das reuniões se eles não trouxerem nenhum valor, enquanto a Amazon promove uma abordagem baseada em memorandos para mais eficiência.

Não estamos falando sobre banir totalmente as reuniões, mas encorajar uma cultura produtiva no trabalho vem com estar atento ao tempo de todos e encorajar uma comunicação eficaz.

Experimente esta ferramenta divertida ou dê uma olhada na seguinte árvore de decisão antes de decidir se realizará uma reunião.

Documente tudo

Os proprietários de pequenas e médias empresas estão muito envolvidos nas atividades do dia-a-dia de suas empresas. Muitas vezes, isso é uma necessidade no início e uma ótima maneira de construir uma equipe e uma cultura em torno de uma figura central.

Com o tempo, no entanto, os fundadores também podem se tornar um ponto único de falha, retendo todas as informações e se tornando uma responsabilidade potencial.

Para evitar essa armadilha clássica das pequenas empresas, é importante reunir uma extensa documentação interna que os colaboradores possam consultar sempre que precisarem, sem perguntar a ninguém. Isso se tornará cada vez mais importante à medida que a empresa crescer, para integrar novos funcionários de forma eficaz.

A criação de uma base de conhecimento interna pode ser feita com ferramentas dedicadas, como atSpoke, ou gratuitamente com o Google Drive. Isso pode ser automatizado integrando um SlackBot, por exemplo, buscando respostas diretamente de sua base de conhecimento.

Conclusão

Com essas dicas em mãos, agora você tem tudo de que precisa para impulsionar melhorias significativas de produtividade em sua empresa imediatamente.

Para SMBs, a automação é uma grande oportunidade de conseguir mais, em menos tempo, com menos recursos e, assim, competir com empresas maiores em pé de igualdade.

Já escrevemos sobre como a automação pode aumentar a produtividade e convidamos você a considerar a automação como uma forma de aumentar a produtividade e capacitar sua equipe!

Fonte: https://www.integromat.com/en/blog/small-business-productivity-hacks