Gestão de documentos: Integração com ferramentas de armazenamento 

O que significa EDMS? Quais são alguns exemplos de EDMS? Como melhorar os fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos? Como ferramentas de integração, como o Make (antigo Integromat) pode ajudar no avanço das práticas de gerenciamento de documentos? Este artigo dedica-se a responder essas questões.

EDMS é um acrônimo para Electronic Document Management System. Como o nome indica, esses sistemas que são empregados para armazenar, organizar, gerenciar, compartilhar e rastrear os arquivos e documentos de uma organização. Além disso, os EDMS costumam fornecer recursos para:

• Controle de versão de documentos
• Estruturação e indexação
• Pesquisa e recuperação
• Integrações e automação de fluxo de trabalho

Em resumo, um EDMS é um sistema que ajuda a capturar, copiar, armazenar, distribuir, compartilhar e gerenciar documentos dentro de uma organização.

São comumente conhecidos como: sistemas de gerenciamento de arquivos, de controle, armazenamento e rastreamento de documentos.

Confira alguns dos exemplos mais comuns:

• Google Drive
• Dropbox
• Microsoft SharePoint
• Microsoft OneDrive
• Egnyte
• eFileCabinet
• DocuWare
• Citrix ShareFile
• Google Cloud Search

Obs: Google Drive ou Microsoft OneDrive não são flexíveis ou poderosas o suficiente para serem consideradas EDMS de nível empresarial, mas fornecem as funcionalidades básicas que frequentemente encontramos em tais programas.

A maioria das organizações usa um EDMS. Enquanto houver documentos envolvidos, geralmente há um EDMS em vigor para:

• Armazenamento e gerenciamento de conteúdo
• Captura / Imagem
• Acesso de qualquer lugar
• Pesquisa e recuperação
• Distribuição, compartilhamento e controle de versão
• Segurança
• Integrações e automação

Quais são os benefícios do EDMS?

O principal benefício que um EDMS traz para a mesa pode ser resumido em manter os documentos e arquivos organizados, acessíveis e seguros. Organizações de todos os tipos produzem uma quantidade incrível de papelada, e manter tudo a alguns cliques de distância não é apenas benéfico, mas lógico e estratégico.

Por outro lado, os efeitos negativos da falta de um EDMS apropriado podem ser devastadores. De acordo com um artigo da empresa finlandesa Documill,

• 82% dos trabalhadores afirmam que navegar por diferentes sistemas para acessar a versão atual de um documento afeta a produtividade
• 83% tiveram que criar um documento que já existia porque não conseguiram encontrá-lo em seu sistema corporativo
• 88% dizem que se beneficiariam se pudessem pesquisar seus documentos em um só lugar

A perda de produtividade associada à má gestão da documentação é imensa e quanto maior a organização, maiores os danos.

Uma pesquisa de 2018 da Nintex mostrou que:

• 49% dos funcionários têm problemas para localizar documentos
• 43% têm problemas com aprovação e compartilhamento de documentos
• 33% lutam com o controle de versão
  

Integradores podem ser a solução

Desnecessário dizer que um sistema não é a resposta para todos os problemas. Treinamento apropriado, motivação e outros fatores também desempenham um papel. Mas, ferramentas podem auxiliar muito nessa gestão de documentos, automatização de processos e de aprimoramento de fluxos de trabalho. Para integrar o EDMS com um ou mais aplicativos, você pode usar a API do EDMS (se houver) ou contar com produtos de integração em nuvem como o Integromat.

>> Saiba mais: Integração codificada x iPaaS

É possível integrar o EDMS com outros aplicativos para uma série de finalidades, incluindo:

• Comunicações e notificações
• Backup de documentos
• Uploads / downloads de arquivos
• Reconhecimento de imagem com software OCR
• Sincronização entre sistemas diferentes (por exemplo, Google Drive e Citrix Sharefile)

>> Leia também – Automação de processos por meio de Integradores

O Make permite que você desenvolva integrações sem código (e em muitos casos, sem precisar de uma equipe de desenvolvimento, já que milhares de integrações estão disponíveis como modelos) . EDMS populares suportados pelo Make são:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• Microsoft OneDrive for Business
• Egnyte
• Citrix Sharefile
• Dropbox
• Dropbox Business
• DigitalOcean Spaces

Além disso, o Make apresenta vários aplicativos que são complementares ao EDMS e ajudam a automatizar muitos processos relacionados. Estes são:

• Google Cloud Vision
• CloudConvert
• FTP e SFTP
• CSV
• Eledo PDF Generator

Com eles,  é possível criar inúmeras integrações para melhorar seus fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos.

Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos são primordiais para a maioria das organizações. Por isso,  recomendamos que você se faça as seguintes perguntas:

Como você organiza arquivos e documentos?

• Quanto tempo os membros da equipe gastam procurando documentos?
• Quem pode acessar quais documentos?
• É difícil notificar alguém sobre um evento relacionado a um documento?
• Os documentos estão disponíveis para pessoas fora da organização? Como e por quê?

Além de responder a essas perguntas, é importante mapear todos os processos que envolvem documentos e arquivos e avaliar como podem ser aprimorados.

Uma política de gerenciamento de documentação adequada, junto com um bom sistema, é facilmente um dos impulsionadores de produtividade mais fáceis que uma organização pode obter. Por isso, o Make pode ser uma solução para as suas demandas relacionadas a documentos. 

Para saber mais sobre essa plataforma  iPaaS, entre em contato com a ConnectThink, parceira Make no Brasil.

Fonte: https://www.integromat.com/en/blog/edms